vendredi 13 juillet 2018

#Tip51 Dynamics 365 : Mettre en place des e-mails d'approbation envoyés via Flow

Dans Dynamics 365, il est parfois difficile de mettre en place un système d’approbation efficace et suffisamment clair pour le utilisateurs. Les processus nécessitants un nombre de clics importants sont souvent abandonnés par les utilisateurs...

Avec la nouvelle action proposée par Flow, Start an approval, lorsqu’un trigger de Flow est déclenché (Exemple : Création d’un prospect dans Dynamics), un email d’approbation est envoyé à un destinataire. Ce dernier pourra choisir entre approuver ou décliner l’action précédemment effectuée.
Exemple type d’un email reçu :

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Pour mettre en place ce type de Flow, il vous faut :
  • Une organisation Dynamics 365 Online
  • Avoir des privilèges d’utilisation de Flow
  • Une licence Exchange pour l’envoi d’email
Dans cet article, je souhaite vous montrer comment réaliser un Flow d’approbation avec une condition.

Le Flow est composé des actions suivantes :

1. Création d’un prospect dans Dynamics (Trigger de démarrage)
Ici je choisis le trigger A la création d’un prospect :

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2. Envoi de la demande d’approbation
Dans mon exemple, les emails d’approbation sont envoyés à mon adresse professionnelle. Le titre de l’email reçu est totalement personnalisable (Ici : Approuver le nouveau prospect)
Vous pouvez y ajouter le lien de l’enregistrement CRM, j’ai reconstruit l’URL en me basant sur un prospect déjà existant, il suffit de remplacer l’ID existant par la valeur dynamique de l’ID du prospect. Pour cela, il faut cliquer sur Add dynamic content, l’ensemble des champs disponibles sont listés. Mon lien dynamique se nommera comme le sujet du prospect.

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3. Condition d’approbation
Le résultat d’une approbation est Reponse = Approve, donc je me base sur cette valeur pour faire ma condition Oui/Non.

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    • Si approuver alors envoi d’un email au propriétaire du prospect pour lui signaler que son prospect a été accepté
La première étape est de récupérer l’utilisateur propriétaire du prospect créé. Cela me permet de récupérer son adresse email principale dans la seconde étape (Envoi du mail).
Mettre un sujet et un corps à l’email et votre paramétrage est terminé.

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    • Si Décliner alors Suppression du prospect dans Dynamics
Pour cette étape, il suffit de supprimer l’item créé précédemment.

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Sauvegarder et activer votre Flow.

Suite à la création d’un prospect sur votre environnement Dynamics 365, voici le contenu de l’email reçu :

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Pour approuver cette création de prospect, il faut cliquer sur Approve, mettre un commentaire (Facultatif) puis cliquer sur Submit :

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Suite à l’approbation, je reçois un email de confirmation (Vue que je suis le propriétaire de l’enregistrement) :

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Pour la suppression, il suffit de décliner l’approbation. Le prospect est bien créé:

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Suite au refus d’approbation :

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Le prospect a bien été supprimé de Dynamics 365 :
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En conclusion, ce modèle assez simpliste vous permet de mettre en place un vrai système de notification d'approbation totalement indépendamment de vos développements Dynamics.
Un nouveau collaborateur arrive ou votre stratégie d'approbation évolue, ce n'est pas un soucis, vous pouvez facilement dupliquer votre Flow et le tester sans crainte d'impacter votre Production.