mardi 6 février 2018

#Tip42 Dynamics 365 : Rapports standards et autres outils de reporting

Dans Dynamics 365, il existe plusieurs possibilité pour analyser/comprendre les données stockées dans le système. Cet article décrit ces composants essentiels à la compréhension des données du système.
Voici la liste de ces composants :
  • Les vues
  • Les graphiques
  • Les tableaux de bord
  • Les rapports
Un focus est fait sur les rapports en fin d'article.

Les vues


Une vue est une liste d’enregistrements présentée en colonne. Chaque colonne représente une valeur spécifique d’un enregistrement.
Il est possible d’appliquer des filtres aux vues afin de restituer un périmètre logique de données à l’utilisateur.


Exemple :
  • Vue non filtrée : 
Restitution de 5000 et + de contacts dans mon système
  • Vue avec un filtre : Ville du contact = Paris
Restitution de 500 contacts


Chaque vue est liée exclusivement à une entité. Une vue ne peut pas restituer à la fois un compte et un contact dans la même liste.
En revanche, il est possible d’afficher des colonnes correspondants d’un compte parent d’un contact.


Exemple :
La vue ci-dessous expose une liste des contacts avec des informations du compte parent :
image

La colonne encadrée en rouge est la ville du contact. La colonne encadrée en vert est la ville du compte parent.
Les vues représentent une première possibilité simple d’analyse et de filtrage des données.
De plus, elles sont exportables sous format Excel.

Les graphiques


Les graphiques organisent les données sous différentes formes :
  • Secteur (Camembert)
  • Synthèse (Pipeline)
  • Colonne
  • Barre
  • Aire
  • Ligne
Un graphique est construit en se basant sur des champs en Série ou en Catégorie (ordonnée).
Pour alimenter le graphique, il doit se baser sur liste d’enregistrement donc sur une vue. Il est important de bien maîtriser le filtrage des vues pour obtenir des graphique clair et précis.
Attention : Les graphiques ne sont pas exportables.

Exemple :
Le graphique ci-dessous restitue la répartition des contacts par Ville :
image

La vue des contacts sur la gauche alimente le camembert se trouvant à droite.
En modifiant la vue, le camembert évoluera en fonction des enregistrements renvoyés.

Les tableaux de bord


Les tableaux de bord regroupent les composants suivants sur une même page :
  • Vues
  • Graphiques
  • Iframe
  • Aperçu de l’organisation
  • Social Engagement
  • Vignette PowerBi
Un tableau de bord n’a pas pour objectif de restituer un rapport précis sur les enregistrements, il permet de visualiser un état de certains enregistrements.

Exemple :
En tant que Commercial,
  • Dans un première case, je souhaite voir l’ensemble de mes opportunités ouvertes modifiée ce mois-ci.
  • Dans une seconde case, je souhaite voir les tâches qui me sont affectées
  • Etc

Les rapports


L'assistant de création de rapports de Microsoft Dynamics 365 est un outil qui aide les utilisateurs à créer rapidement et facilement des rapports avec des graphiques, des tableaux et des fonctionnalités d'exploration.
Avec l'assistant de création de rapports, il est possible de :
  • Regrouper et récapituler les données
  • Partager avec toute l'organisation
  • Ajouter des visuels tels que des graphiques et des tableaux
  • Explorer les données
  • Exécuter des rapports à partir de listes et de formulaires d'entités sous-jacentes
Des exemples de mise en place de rapport, les options, etc. sont vus dans la suite de l’article.

Récapitulatif


image

Comme précisé précédemment, les rapports se basent sur les vues et les graphiques. Mais avant de rentrer dans le détail, voici comment est constitué un rapport :
  • Nom du rapport
  • Choix de la ou des deux entité(s) concernées par le rapport
  • Choix des vues par défaut appliquées au rapport
  • Choix des regroupements et des colonnes affichées
  • Mise en place ou non de graphiques
  • Partager ou non le rapport au niveau de l’organisation
Pour générer un rapport, il y a plusieurs points d’entrées :
  • Depuis une liste d’enregistrements :image
  • Depuis la liste des rapports :
image
  • Depuis un enregistrement :
image
  • Via du développement spécifique, on peut générer les rapports via des workflows (processus) ou via des boutons dans le ruban des entités, etc.
Les étapes de la mise en place des rapports
  • Choix des entités
Pour éditer un rapport il faut choisir un périmètre d’entités. L’avantage de mettre deux entités est de pouvoir faire des regroupements, (Toujours dans la logique Entité mère et entité fille – 1-N) et faire des filtres plus avancés.
Exemple : Ici les deux regroupements sont le mois et le Formulaire utilisé. La liste blanche représente l’entité Contact:
image

Contrairement une simple vue, un rapport peut combiner deux entités.
  • Les filtres
Pour avoir le rapport le plus précis possible, il est intéressant de bien choisir les bons filtres par défaut.
Les filtres sont mis en place comme pour une vue classique :
image

A la génération d’un rapport, il est possible de modifier les filtres. En revanche, ils ne seront pas conservés pour une future génération.
  • Choix des regroupements et des colonnes affichées
Comme vu précédemment, il est possible de faire des regroupements dans les rapports. Jusqu’à trois regroupements sont possibles par rapport.
Ces derniers peuvent être cross entités, c’est-à-dire, le premier regroupement peut être fait sur une valeur de l’entité 1 et le deuxième regroupement sur l’entité 2.

Exemple : Dans l’exemple ci-dessous, les deux encadrés rouges sont des regroupements pour l’entité Formulaire Publié.
L’encadré vert concerne une valeur de l’entité Contact.

image
  • Mise en place ou non de graphiques
Comme définit dans une diapositive précédente, les graphique sont une représentation des données sous certaines formes.
Le point d’entré du rapport n’est pas directement la liste des enregistrements mais un graphique.
Exemple : Dans l’exemple suivant, c’est un graphique représentant le nombre d’heures par consultant pour un projet donné. En cliquant sur le bouton fléché vers la droite, il est possible de consulter le détail :
image
  • Partager ou non au niveau de l’organisation un rapport :
Par défaut, la création d’un rapport est personnel. La création d’un rapport n’a aucun impact sur la configuration du système, il ne s’agit que d’un formalisme de restitution des données de Dynamics 365.
Quand le rapport est suffisamment mature pour être partagé (comme pour une vue, un graphique ou un tableau de bord), il peut passer de personnel à Organisation. Ainsi, tous les utilisateurs peuvent y accéder.
Précision : Un rapport ne permet pas de voir plus d’enregistrements si un utilisateur possède un rôle de sécurité restrictif.
Si un utilisateur A ne voit pas un compte de l’utilisateur B, il ne verra pas non plus grâce aux rapports.


Dans un prochain article (En cours de rédaction), je montrerai les étapes de création d’un rapport.