mardi 9 janvier 2018

#Tip41 Dynamics 365 : Alimenter Dynamics 365 avec Microsoft Forms

Microsoft Forms est un logiciel de la suite Foccide 365 qui permet de créer rapidement des formulaires de participation à des évènements, des formulaires d’avis, etc.
Ces derniers peuvent être envoyés par email sous forme de lien, intégrer le formulaire sur un site, etc.
Pour exploiter au mieux les données, cet article vous explique comment intégrer les données de votre formulaire dans Dynamics 365.
Pour réaliser cette tâche, il faut utiliser les trois technologies suivantes :
  • Microsoft Forms
  • Dynamics 365
  • Flow
Note : Le Formulaire Forms que j’utilise dans cet article a été créé en amont.
Commencer par créer un nouveau Flow. Se rendre dans l’application Microsoft Flow, cliquer sur My Flows, puis sur Create from Blank :

image

Choisir comme première action Microsoft Forms – When a new response is submitted (Lorsque le formulaire est rempli) :

image

Dans le champ Form Id, choisir le formulaire que vous souhaitez lier au CRM. Cliquer ensuite sur +New step :
image

Cliquer sur Add an action :
image

Choisir l’action Microsoft Forms – Get response details :
image

Choisir à nouveau le formulaire concerné, puis Response Id  en tant qu’identifiant unique :

image

Cliquer ensuite sur Add an action. Choisir Dynamics 365 – Create a new record.

image
image

Choisir les éléments suivants :
  • Une organisation CRM cible
  • L’entité cible (Ici prospects)
  • Remplir tous les champs obligatoires avec les valeurs de votre formulaire (Voir ci-dessous)
  • Remplir les champs facultatifs
image

Mettre à jour ensuite votre formulaire.

image

Une fois le formulaire publié, vous pouvez tester la création du prospect directement dans Dynamics.
Remplir le formulaire et cliquer sur Submitted :

image

Le flow s’est bien déclenché :

image

Le résultat dans Dynamics 365 :

image

Le prospect a bien été créé par le FLOW. Bien entendu, il est possible de créer une entité personnalisée appelée Participation pour gérer des formulaires d’évènements, etc.