lundi 27 novembre 2017

#Tip38 Dynamics 365 : Configuration de la Relevant Search (Recherche par pertinence)

Comme nous avons pu le voir dans l’un de mes articles précédents, les versions récentes de Dynamics incluent des outils de recherche rapide beaucoup plus performants et surtout orientés utilisateur afin d’obtenir un résultat clair et précis.
La recherche rapide standard se base sur un ou des termes placés dans la barre de recherche et organise les résultats par colonne. Chaque colonne correspond à une entité de Dynamics (Pour laquelle la recherche rapide est activée).
Comme la recherche rapide, La Relevance Search (Ou Recherche par pertinence en français) fournit des résultats rapides et complets sur plusieurs entités, dans une liste unique, triée par pertinence. Il utilise un service de recherche dédié externe à Microsoft Dynamics 365 optimisé par Microsoft Azure pour améliorer les performances de recherche de Dynamics 365.
Donc en complément de la recherche rapide dite « basique », la Revelance search permet non seulement de chercher des enregistrements correspondants aux termes écris par l’utilisateur et ajoute le facteur de pertinence !
Les résultats renvoyés par la recherche sont triés par le nombre de mots retrouvés dans l’enregistrement Dynamics et même au niveau des pièces-jointes rattachées à ce dernier, la proximité des mots dans le texte est également un facteur de pertinence.
La phrase, les mots recherchés sont mis en gras afin d’être facilement visible dans la colonne de résultat.
En conclusion de cette introduction, les utilisateurs Dynamics 365 possèdent plusieurs recherches rapides spécifiques :
  •          La recherche rapide par entité
  •          La recherche rapide multi-entité
  •          La recherche Relevance Search*


*Note : Cette recherche n’est disponible que pour les environnements Dynamics Online et elle n’est pas active par défaut. Après son activation, l’indexation des données peut prendre jusqu’à 15 minutes, cela dépend bien évidemment du nombre de champs indexés au total et du volume de données dans votre système.

De plus, cette recherche se base sur, et se synchronise avec, Azure Search index, qui est un outil externe à votre application. Vous pouvez trouver les informations légales concernant cette synchronisation en suivant ce lien.
Note : La recherche par pertinence est capable d’aller chercher des termes au cœur de vos Notes stockées sur votre environnement.

Pour activer la Relevance Search, il faut se rendre dans Paramètres / Administration / Paramètres du système / onglet Général.
Cocher la case Activer Relevant Search. Une popup vous avertira de la synchronisation entre Dynamics 365 et Azure Search index.
Cliquer sur OK.

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Une fois les conditions acceptées, la recherche par pertinence est activée. Par défaut, les entités standards sont “recherchables”, comme compte, contact, opportunité, etc.

Pour ajouter des index et des entités recherchables, il faut se rendre dans la personnalisation (ou dans votre solution).
Les index sont les champs activés pour la synchronisation entre Azure et Dynamics 365. Les valeurs contenues dans ces champs sont envoyées de manière structurées vers Azure afin d’y être analysées et organisées.
Vous pouvez trouver un complément d’informations sur la recherche Azure en suivant ce lien.

Déplier les propriétés de l’entité à activer, cliquer sur Propriétés gérées :

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Sélectionner la valeur Vrai  pour la propriété Peut activer la synchronisation vers l’index de recherche externe, cliquer ensuite sur Configurer.

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Enregistrer et Publier. L’entité est maintenant disponible mais inactivée pour la recherche par pertinence. Les index pris par défaut lors de l’activation sont les champs activés sur la recherche rapide standard Dynamics.
Pour les modifier, ouvrir la configuration de la vue de recherche rapide de votre entité :

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Cliquer sur Ajouter des colonnes de recherche :

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Choisir les champs à indexer  et cliquer sur OK :

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Enregistrer et publier. Pour activer l’entité et commencer l’indexation des champs de votre entité, dans la personnalisation, au niveau Entité, cliquer sur Configurer la recherche par pertinence :

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Une nouvelle fenêtre s’ouvre. La colonne de droite contient les entités déjà activées pour la recherche par pertinence, la colonne de gauche contient les entités disponibles.
Le chiffre entre parenthèse représente le nombre de champs à indexer.
Pour ajouter une entité, cliquer sur l’entité cible et cliquer sur Ajouter. (Ici pour l’entité Entité Activité)

Note : Le nombre d’index maximum est de 1000. Faites attention à sélectionner les champs les plus importants à indexer par entité. La pertinence de la recherche y est également étroitement liée.

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Cliquer sur OK, enregistrer et publier. Rafraichir ensuite votre navigateur.

Pour exécuter une recherche par pertinence, cliquer sur la loupe en haut à droite de la barre de navigation et taper le contenu de votre recherche.

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Voici le résultat de la recherche :

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Tous les enregistrements contenant au moins une des valeurs Test Julien Miquel  apparaît dans cette vue synthétique. Un enregistrement de l’entité Entité Activité  est bien présent parmi cette liste.
Pour affiner vos résultats, vous pouvez choisir par défaut :
  • Le type d’enregistrement ciblé
  • Le propriétaire des enregistrements
  • Une tranche de date pour la date de modification
  • Une tranche de date pour la date de création
Chaque entité possède ses propres filtres. Pour les modifier les filtres par entité, il faut se rendre dans les options de son profil utilisateur :

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Dans l’onglet Général, cliquer sur Configurer dans la section Sélectionner l’expérience de recherche utilisateur :

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Sélectionner l’entité à modifier, puis choisir les champs à ajouter, retirer ou à déplacer (Ordre d’affichage dans la colonne de filtre) :

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Cliquer sur OK.

En conclusion, la recherche par pertinence vous permet d’affiner vos recherches globales sur la base de données de votre environnement Dynamics 365. Cette dernière peut être utilisée par exmple comme base de connaissance pour vos utilisateurs, qu’ils soient du support, du marketing ou encore de la vente.