jeudi 24 mars 2016

Microsoft Dynamics CRM : Stocker la phase d'un processus d'entreprise

Introduction

Le processus d'entreprise permet de construire le suivi d'un enregistrement CRM. Il peut être le processus de clôture d'une opportunité, la qualification d'un prospect ou encore le traitement d'un ticket de support.
Chaque phase de ce processus contient des champs (obligatoires ou non) à remplir avant de passer à la phase suivante.
Exemple de processus d'entreprise

La phase dans laquelle se trouve un enregistrement peut être intéressant à suivre depuis un tableau de bord. Cependant le champ qui contient cette valeur ne se remplit pas automatiquement.

L’objectif de cet article est de mettre en place un workflow synchrone qui alimente ce champ.

Mise en place du workflow synchrone

Prenons le cas des opportunités. Dans la capture suivante, on voit une nouvelle opportunité qui vient d'être créée :
La nouvelle opportunité est dans la phase d'identification mais c'est information n'est pas précisée.

Pour créer le workflow synchrone, se rendre dans Paramètres / Processus. Cliquer sur "Nouveau"


Mettre le nom souhaité, choisir "Workflow" et l'entité ciblée (Ici Opportunité)


Convertir le workflow en "Workflow synchrone", étendre en mode "Organisation". Ce workflow doit se déclencher sur la modification du champ "Phase de processus"

Ajouter une première étape de conditionnement. Il faut que le workflow autant de condition si qu'il y a de phases dans le processus. (Remarque : Les valeurs des phases de chaque entité peuvent être modifiées)
Il faut vérifier la valeur de la catégorie de phase du processus :

Ajouter une étape de mise à jour de l'entité cible, choisir le champ qui correspond à la picklist de phases. (Pour opportunité, il s'agit du champ "Phase de vente")

Dans cet exemple, le workflow synchrone ne contient qu'une étape de mise à jour sur la phase "Développer".
Enregistrer et activer le workflow.

Résultat

Notre opportunité était en phase d'inclusion mais la colonne "Phase de vente" ne contentait pas de valeur.
En cliquant sur "Phase suivante" dans le processus d'entreprise depuis le formulaire de l'opportunité, le champ "Phase de vente" se met à jour.
Passage dans la phase de développement

Le champ Phase de vente est à jour

Exemple avec une liste d'opportunités :



Conclusion

La création du workflow synchrone est un passage obligatoire pour mettre à jour automatiquement le champ "Phase du processus".